協(xié)同管理：冰冷機器背后的以人為本

“在一個逐漸壯大管理結(jié)構(gòu)復雜的企業(yè)中需要通過協(xié)同管理。”上海市企業(yè)信息化促進中心主任王貽志說，對該系統(tǒng)中各個子系統(tǒng)產(chǎn)生“競爭-合作-協(xié)調(diào)”的能力。

在他看來，在經(jīng)濟下行趨勢下，目前中國企業(yè)的內(nèi)控管理更需進一步改善，“推動協(xié)同管理在內(nèi)的企業(yè)信息化，是提高產(chǎn)品質(zhì)量和競爭能力，推動中小企業(yè)調(diào)整結(jié)構(gòu)，提高創(chuàng)新能力和管理水平的最重要支撐和動力引擎。”

簽字審批影響的效率

出差前后，報銷審批讓人抓狂。京潤珍珠的董事長周樹立就感受深刻。這家誕生于1994年的企業(yè)如今的銷售網(wǎng)絡(luò)遍及國內(nèi)各個省區(qū)，擁有了26個市場部和七大分倉，還有5000多家遍布全國的形象終端和專賣店。

比20年前繁忙得多的周樹立經(jīng)常在國內(nèi)、國外出差，每次回來最頭疼的問題是處理堆積如山的各種單據(jù)和文檔，這些單據(jù)和文檔中有些特別著急的，因為他沒及時簽字而耽誤了時間，而審批這些單據(jù)也的確要耽誤他不少時間。

這種浪費是雙向的，等待簽字的人和簽字人都焦急，對于公司而言，這也是效率低下的根源之一。

“不要小看了一個小小的簽字審批問題，它背后隱藏著經(jīng)營管理的大問題。”

不過現(xiàn)在，京潤珍珠成都辦事處從打報告到總經(jīng)理簽批僅用兩天。實際上，2009年，京潤珍珠用上了一套協(xié)同管理系統(tǒng)，即便在外地出差，周樹立也能利用碎片化的時間通過協(xié)同網(wǎng)絡(luò)即時處理事務(wù)，而以前像這種簽報沒有十天八天根本不可能。

這種信息化處理方式不僅效率大大提升，也降低了員工的工作強度，節(jié)約了辦公成本。上海臺尚食品有限公司信息部負責人透露，“公司的辦公費用比此前降低了50%~70%。”

更重要的是，各業(yè)務(wù)部門對內(nèi)部管理流程梳理清晰，特別是在重大關(guān)鍵業(yè)務(wù)上建立集團公司和下屬各公司間的互動協(xié)同工作流程，提高工作協(xié)同效率，做到跟蹤和追溯。

縮短從觸角到腦袋的距離

但協(xié)同絕不僅是辦公信息化和辦公無紙化。何為協(xié)同？合辦為協(xié)，共口成同，用友集團旗下的北京致遠協(xié)創(chuàng)軟件公司助理總裁淦勇對《第一財經(jīng)日報》表示，也就是密切配合、協(xié)調(diào)一致。

新一代的協(xié)同概念包含四個方面的含義：人的協(xié)同、信息協(xié)同、應(yīng)用協(xié)同和流程協(xié)同，其中，人的協(xié)同是核心內(nèi)容。“協(xié)同商務(wù)之父”Jim Hepp－lemann指出： 以人為本的協(xié)同工作將成為今后衡量企業(yè)是否真正具有競爭力的核心。

其實，隨著企業(yè)的發(fā)展，與之而來的是組織管理面臨的機構(gòu)擴張、管理效率方面的巨大壓力。與此同時，經(jīng)濟大環(huán)境的考驗，對現(xiàn)代組織管理效率和管理質(zhì)量也提出了更高要求，由于企業(yè)管理者無法在第一時間得到重要的運營信息而導致的損失成為制約很多企業(yè)發(fā)展和市場競爭機會的瓶頸。

張莉是中糧旗下福臨門的北京一家超市的一線品牌促銷員，她發(fā)現(xiàn)，由于食用油是生活必需品，因此價格一直是消費者們關(guān)注的焦點，“有時競爭對手降價了，但我們總部反應(yīng)很慢，看著競爭對手的油嘩嘩地賣，心里挺著急的。我們要求調(diào)整促銷策略的時候，因為流程慢，心里更著急。”

張莉以前采用紙質(zhì)的匯報流程，由業(yè)務(wù)員傳真給業(yè)務(wù)經(jīng)理，再由業(yè)務(wù)經(jīng)理傳真給區(qū)域經(jīng)理，再由區(qū)域經(jīng)理傳真給大區(qū)經(jīng)理，大區(qū)經(jīng)理再傳真到總部審批，這個匯報過程就需要五六天，環(huán)節(jié)多、效率低，錯失了不少最佳促銷時機。

后來，信息化成為中糧營銷的突破口，中糧首先建立了管理規(guī)范，然后是信息傳送方式變革，建立了中糧營銷管理的精細化管理、高效審批模式。從一線負責人發(fā)起信息反饋，經(jīng)過所屬分公司、大區(qū)、運作層面、財務(wù)審核、通路審核，最終傳遞到總部，總部根據(jù)全國各地的一線信息反饋匯總，提供有效的數(shù)字支持和決策支持。

運用協(xié)同管理系統(tǒng)之后，雖然審批流程還是跟原來一樣多，但是審批效率大大提高，由原來的五六天壓縮到僅需幾個小時，集團總部能從容面對市場的瞬息萬變。

串聯(lián)“信息孤島”

和中糧一樣，大多數(shù)企業(yè)隨著自身的發(fā)展，必須處理的信息呈幾何級數(shù)增長，平均每12～18個月就會翻番。

一位業(yè)內(nèi)人士告訴記者，他曾了解到一家公司上了40多個財務(wù)、人事、流程等不同的業(yè)務(wù)系統(tǒng)。但問題是，由于歷史的原因，它們之間大多不能相互通信，橫亙于應(yīng)用之間的是眾多不同的硬件環(huán)境、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境、軟件環(huán)境、數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)。應(yīng)用系統(tǒng)的數(shù)據(jù)格式定義又如此不同，正如不同國家的人說不同的語言。這些異構(gòu)問題是大家常說的“信息孤島”現(xiàn)象的根源。大量的“信息孤島”存在，阻礙了整個企業(yè)的信息流轉(zhuǎn)，企業(yè)無法有效整合已有資源。

另一方面，淦勇表示，除了結(jié)構(gòu)化的業(yè)務(wù)系統(tǒng)，大多數(shù)企業(yè)還必須面對信息的非結(jié)構(gòu)化和非個性化。結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)只占到企業(yè)全部信息與知識的10%左右，其他90%都是數(shù)據(jù)庫難以存取到的非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)。而對于企業(yè)決策者來說，可能一個備忘錄、一封郵件等“死角”里會隱藏了非常重要的信息。企業(yè)需要一個工具來進行處理與整理。

而協(xié)同業(yè)務(wù)管理的重要內(nèi)容就是需要所涉及到的相關(guān)點及時地對變化的因素作出反應(yīng)。實際工作中，企業(yè)任何一個部門或個人的工作，所影響到的因素是方方面面的。例如銷售部門的銷售動作，涉及到的有客戶的回饋或訂單、采購部門的采購、財務(wù)部門的應(yīng)收和應(yīng)付賬款、人力資源部門對相應(yīng)人員的績效考核、管理層對企業(yè)整體運營的分析等。只有讓這些變化的因素在系統(tǒng)中實時更新并體現(xiàn)，才能實現(xiàn)真正意義上的業(yè)務(wù)協(xié)同化管理。